Při jednání s úřady a institucemi si cizinec může určit osobu, která mu poskytne buď tlumočení, anebo základní asistenci spolu s tlumočením. Další podmínky určení tlumočníka záleží na povaze jednání a příslušném úřadu. Informace k určení tlumočníka při správním řízení poskytuje web MV ČR.
Cizinec, ale i instituce (úřady, samospráva, školy, nemocnice atd.), může využít buď na vlastní náklady služeb evidovaných soudních tlumočníků, nebo interkulturních pracovníků /komunitních tlumočníků (kteří kromě tlumočení poskytují i základní asistenci) působících v Integračních centrech nebo některé z neziskových organizací - tyto služby mohou být v závislosti na dalších okolnostech zdarma.
Při předkládání zahraničních dokladů úřadům a institucím (např. diplomy, rodné listy, výpisy z rejstříku trestů) bývá povinností předložit ověřenou kopii (legalizovaného) dokladu vyhotovenou českým notářem a přeloženou českým soudním tlumočníkem. Ověřený (soudní) překlad dokumentu může vydat pouze tlumočník jmenovaný soudem. Seznam soudních tlumočníků uveden v databázi Ministerstva spravedlnosti.
